KI-Transparenz nach Art. 50 KI-Verordnung

Wir setzen in unserem CRM- und Auftragsmanagementsystem KI-gestützte Funktionen ein, um die Erfassung, Auswertung und Vorbereitung von Schadengutachten zu erleichtern. Alle Funktionen arbeiten unterstützend: Jede KI-Ausgabe ist ein Entwurf, der von einer fachkundigen Person geprüft und freigegeben wird. Wir informieren nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) über den Einsatz dieser Systeme.

Verantwortlich ist PKW Gutachter Service GmbH, Liliencronstraße 25, 21629 Neu Wulmstorf. Rückfragen und Widerspruch: info@pkwgutachter.de.

Jede Stelle, an der KI Inhalte erzeugt oder auswertet, ist mit dem Hinweis „KI-gestützt“ gekennzeichnet. Bei dialogorientierten Funktionen (Assistent, Antwortvorschläge) wird zu Beginn darauf hingewiesen, dass die Kommunikation mit einem KI-System erfolgt. Inhalte, die nach außen gehen — Schreiben, Stellungnahmen, E-Mail-Antworten, Newsletter, Besprechungsprotokolle — werden vor dem Versand ausdrücklich freigegeben und tragen einen entsprechenden Vermerk.

Als Sprach- und Bildmodelle werden Google Gemini sowie Modelle von OpenAI über das Lovable AI Gateway eingesetzt. Über OpenAI laufen die selbsttätigen Postfachantworten sowie die Transkription und Sprachausgabe; alle übrigen Anwendungsfälle nutzen Google Gemini. Welches Modell je Anwendungsfall verwendet wird, ist in der Tabelle oben ausgewiesen. Die Verarbeitung erfolgt als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; Inhalte werden nicht zum Training der Modelle verwendet.

Eingehende E-Mails, die sich eindeutig einem laufenden Vorgang zuordnen lassen, können selbsttätig beantwortet werden. Diese Antworten sind als KI-Antwort gekennzeichnet, werden protokolliert und ersetzen keine sachverständige Beurteilung. Sie können jederzeit eine menschliche Überprüfung verlangen und erhalten dann eine persönliche Rückmeldung.

• Newsletter-Erstellung mit Bildern: KI-Vorschlag wird nur nach ausdrücklicher Übernahme in den Editor geschrieben; Versand erst nach menschlicher Prüfung und Freigabe. Bilder sind KI-generiert und ohne Personenbezug.
• CRM-Assistent „Merlin“: Chat-Charakter offen ausgewiesen; Aktionen erst nach Bestätigung.
• Dokumenten- und Fahrzeugschein-Erkennung: Alle erkannten Felder sind editierbar und werden vor dem Speichern geprüft.
• Einsortierung von Mailanhängen: Die Kategorie ist in der Akte jederzeit änderbar; unklare Dateien landen unter „Sonstiges“.
• Auslesen eingehender Rechnungen: Alle Felder sind im Eingangsbeleg änderbar; unsichere Auswertungen bleiben auf „Prüfen“ stehen.
• Schadenerkennung auf Fotos: Vorschläge müssen von der sachverständigen Person bestätigt werden.
• Foto-Coach: Reiner Hinweis ohne Eingriff in die Akte.
• Kilometerstand auslesen: Vorschlag muss von der sachverständigen Person bestätigt werden.
• Reifendaten auslesen: Vorschlag muss von der sachverständigen Person bestätigt werden.
• KI-Schadenkalkulation: Ergebnis ist ein Entwurf; die Freigabe erfolgt durch Backoffice oder Gutachter.
• Wiederbeschaffungs- und Restwertermittlung: Rechenweg wird ausgewiesen und vor Übernahme ins Gutachten geprüft.
• Gutachten- und Rechnungsprüfung: Nur Hinweise; Entscheidungen trifft die zuständige Person.
• Diktat und Transkription: Transkript ist editierbar; Aufnahme erfolgt nur nach aktivem Start.
• Postfach-Autopilot und Antwortvorschläge: Antwortvorschläge im Postfach werden vor dem Senden freigegeben. Selbsttätige Antworten sind auf eindeutig zugeordnete Vorgänge begrenzt, setzen eine hohe Trefferwahrscheinlichkeit voraus, unterliegen einer Sperrliste und höchstens einer Antwort je Vorgang; jede Antwort ist als KI-Antwort gekennzeichnet und wird im Verlauf protokolliert. Eine menschliche Überprüfung kann jederzeit verlangt werden.
• WhatsApp-Antwortvorschläge: Der Vorschlag erscheint ausschließlich im Eingabefeld und wird nie selbsttätig versendet; der Versand erfolgt allein durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter.
• Anschreiben, Stellungnahmen und Newsletter: Entwurf wird redaktionell geprüft und erst danach versendet.
• Auftrags- und Kundenbriefings: Zusammenfassung ohne Entscheidungswirkung.
• Terminvorschläge und Tourenplanung: Vorschlag wird von der Disposition bestätigt.
• Fahrzeugschein-, Reifen- und Tacho-Scan: Erkannte Werte sind editierbar und werden vor dem Speichern geprüft.
• Gutachten- und Besichtigungsfelder vorbefüllen: Vorschläge sind Entwürfe und werden von der sachverständigen Person geprüft.
• Rechnungspositionen und Mahntexte: Positionen und Texte werden vor Versand geprüft und freigegeben.
• Meeting-Zusammenfassung: Protokoll wird vor Weitergabe redaktionell geprüft.

KI-Systeme können unvollständige, veraltete oder sachlich falsche Ergebnisse liefern („Halluzinationen“), Texterkennung kann Werte falsch auslesen, Bildauswertung kann Schäden übersehen oder überbewerten. Deshalb ersetzt keine KI-Ausgabe die sachverständige Beurteilung. Verbindlich ist ausschließlich das von einer sachverständigen Person geprüfte und unterzeichnete Ergebnis.

• Keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO).
• Keine Bewertung, Einstufung oder Profilbildung von Personen.
• Keine biometrische Identifizierung und keine Emotionserkennung.
• Keine nach Art. 5 KI-VO verbotenen Praktiken.
• Keine Nutzung von Kunden- oder Auftragsdaten zum Training von KI-Modellen.

Wir führen ein internes KI-Register mit allen Anwendungsfällen, Zweck, Modell, Risikoeinstufung, Aufsicht und Verantwortlichkeit. Jeder KI-Aufruf wird protokolliert (Zeitpunkt, Anwendungsfall, Modell, auslösende Person, Ergebnisstatus). Unsere Mitarbeitenden und die für uns tätigen Sachverständigen erhalten eine Unterweisung zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO und bestätigen diese im System.

Sie können jederzeit Auskunft über den KI-Einsatz in Ihrem Vorgang verlangen, eine menschliche Überprüfung eines Ergebnisses anfordern und der Nutzung KI-gestützter Auswertung für Ihren Vorgang widersprechen. Weitere Angaben zur Datenverarbeitung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.